• Вс. Сен 26th, 2021

Газета "Наш мир"

Сайт с интересными статьями, которые могут вам интересны и полезны

9 советов по организации мероприятия

Автор:Admin

Сен 3, 2021

1. Понять цель вашего мероприятия.

Как только вы решите, что хотите провести мероприятие, ваш первый шаг – определить, чего вы хотите достичь. Начните с того, что спросите себя, почему вы проводите мероприятие и чего от него ждете. После того, как вы определили свои цели и ожидания, вы сможете определить, какое мероприятие найдет отклик у вашей целевой аудитории.

2. Установите реалистичный бюджет.

Вам нужно знать, с какими деньгами вам нужно работать, чтобы определить, какое мероприятие вы можете провести. Ситуация всегда меняется, и у вас должна быть подушка для дополнительных и неожиданных расходов, которые могут возникнуть.

Когда у вас есть бюджет, важно знать, куда направить большую часть ваших ресурсов. Например, если вы тратите больше денег на модные украшения, чем на квалифицированную техническую команду или представительных ораторов, ваше мероприятие может быть недостаточно содержательным.

Кроме того, не экономьте на еде и напитках и учитывайте особые диетические ограничения. Хотя это может показаться не таким важным, как другие аспекты вашего планирования мероприятия, аудитория более снисходительна к ошибкам, когда они не голодны и не жаждут.

3. Установите график проекта.

Планирование мероприятия требует от вас решения широкого круга задач. Этого можно добиться, создав общий подробный контрольный список. Существуют новые технически подкованные инструменты, которые оптимизируют и упрощают управление десятками, если не сотнями, мельчайших деталей, но если у вас нет желания или времени заниматься этим лично, вы можете обратиться в организацию https://mosevent.ru/, они помогут вам организовать лучшее мероприятие!

Рекомендуется создать электронную таблицу и использовать отдельные вкладки для каждой категории событий, таких как место проведения, докладчики, расписание, повестка дня и поездки. Таким образом, вы можете перечислить каждое действие или задачу людей, ответственных за каждую часть процесса, и все соответствующие сроки.

4. Определитесь со своей аудиторией.

Важной частью процесса планирования является определение вашей целевой аудитории. Это руководители вашей компании, менеджеры, давние клиенты, деловые партнеры, члены сообщества или сочетание нескольких из этих или других групп? После того, как вы сможете назвать свою аудиторию, вы сможете обслуживать программу в соответствии с их потребностями и интересами. Независимо от того, насколько мал или велик список гостей, люди запомнят, как с ними обращались.

5. Выберите тему и формат.

После того, как вы поставили цели и определили аудиторию, самое время выбрать тему для мероприятия и определить лучший формат для его презентации вашим гостям.

Всегда предлагайте участникам возможность сделать что-нибудь веселое, запоминающееся и занимательное, чего они обычно не делают нигде и в любое время, сюда может входить выступление известного оратора, комика или группы; игра на невероятном поле для гольфа; или впервые попробовать что-то новое, захватывающее или эксклюзивное. Например, вы можете предложить картонный тимбилдинг(если вы не знаете что это такое, можете ознакомиться тут https://mosevent.ru/kartonnyy-timbilding/), это будет увлекательное мероприятие, которое позволит сблизиться присутствующим на вашем празднике, а так же поднимет всем настроение!

6. Выберите подходящее место.

После того, как вы определитесь с типом мероприятия, которое хотите организовать, пора найти место, где вы сможете воплотить свое видение в жизнь. Иногда возникает соблазн забежать вперед и забронировать место, о котором вы слышали хорошие отзывы или которое, как вы знаете, является перспективной горячей точкой, даже если вы еще не до конца отточили миссию своего мероприятия, но это будет ошибкой.

Местоположение является ключом к посещаемости, поэтому рекомендуется забронировать место в удобном месте с яркой атмосферой, чтобы посетители чувствовали себя комфортно и были готовы добираться до работы.

7. Спланируйте логистику дня.

Чтобы мероприятие прошло успешно, вам нужно будет найти, проверить и нанять всех необходимых специалистов по мероприятию. Это могут быть поставщики провизии, аудиовизуальные техники, принтеры, декораторы, фотографы, флористы и сотрудники службы безопасности, и это лишь некоторые из них. Конечно, вы также должны нанять спикеров и докладчиков, в том числе видных деятелей, экспертов или влиятельных лиц, которые могут лучше всего донести идеи, которые вы хотели бы распространить.

Чтобы убедиться, что все идет в соответствии с вашим планом, определите график мероприятия и убедитесь, что все в вашей команде знают, за какие аспекты дня они отвечают.

8. Продвигайте свое мероприятие.

Если люди не знают о вашем мероприятии, никто не появится, поэтому крайне важно найти творческие способы рассказать о нем. Для небольшого мероприятия с ограниченным списком гостей вы можете просто разослать приглашения, но для более крупных мероприятий нужно быть смелее.

Вы можете продвигаться в социальных сетях и распространять информацию о своей команде. Создайте веб-сайт мероприятия или, как минимум, новую целевую страницу на своем текущем сайте. Ваш маркетинг в социальных сетях может также включать промо-видео, сообщения в гостевом блоге и обновления Facebook, Instagram или Twitter. Поддерживайте единообразие за счет использования одного и того же дескриптора и хэштега на разных платформах и согласованного обмена сообщениями, чтобы всегда было ясно, что шум идет об одном конкретном событии.

9. Отметьте и оцените свой успех в планировании мероприятия.

Если ваше мероприятие прошло без сучка и задоринки, поздравляем! Но вы еще не закончили. Пришло время подвести итоги всех незавершенных дел, таких как отправка окончательных платежей поставщикам, согласование ваших финансов и проведение обсуждения с вашей командой после мероприятия.

Самое главное, вы хотите получить отзывы от гостей. Если вы использовали приложение для планирования мероприятий с возможностью обратной связи, вы можете использовать его, чтобы задавать вопросы участникам. Эта информация поможет вам определить, соответствовало ли мероприятие вашим первоначальным целям и какое влияние оно оказало на участников. Затем вы можете поделиться этой информацией со всеми соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы можно было запланировать соответствующие последующие действия. Полученные уроки помогут вам улучшить планирование следующего мероприятия.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*